Noticias y guías del IRS

Presentar tarde puede costarle caro: el IRS cobra multas por no presentar a tiempo (generalmente 5% del impuesto adeudado por cada mes de retraso, hasta un máximo del 25%) y también por no pagar a tiempo. La buena noticia es que evitar esas multas es sencillo — solo hay que conocer el calendario.

Las fechas clave del 2026

• 31 de enero: fecha límite para entregar los formularios W-2 a sus empleados y los 1099-NEC a sus contratistas. También deben enviarse al IRS y al Seguro Social.
• 16 de marzo: declaración de S-Corporations (Form 1120-S) y sociedades/partnerships (Form 1065). Como el 15 cae domingo en 2026, se corre al lunes 16.
• 15 de abril: declaración personal (Form 1040), incluidos los dueños de LLC de un solo miembro, y declaración de C-Corporations (Form 1120). También es la fecha del primer pago estimado del año.
• Pagos estimados trimestrales: 15 de abril, 15 de junio, 15 de septiembre de 2026 y 15 de enero de 2027. Aplican si usted espera deber $1,000 o más al declarar.
• 1 de mayo: Annual Report de su LLC o corporación ante el estado de Florida (Sunbiz). No es del IRS, pero si lo olvida hay una multa estatal de $400.
• 15 de octubre: fecha final si pidió extensión para su declaración personal.

Ojo con las extensiones

Una extensión (Form 4868 para personas, Form 7004 para empresas) le da más tiempo para presentar los papeles, pero no para pagar. Si debe dinero, el pago sigue venciendo en la fecha original. Por eso conviene calcular un estimado y pagarlo antes del 15 de abril, aunque la declaración se entregue después.

Nuestro consejo

No espere a la última semana. Si nos entrega sus documentos con tiempo, podemos revisar deducciones con calma, corregir errores y evitarle intereses. Un calendario bien manejado es la forma más barata de ahorrar en impuestos.

Si tiene una LLC, seguramente escuchó hablar del "BOI Report" y quizá recibió correos alarmantes al respecto. Vamos a explicarlo sin drama y sin tecnicismos.

¿Qué es, en palabras simples?

BOI significa Beneficial Ownership Information — información sobre los "beneficiarios reales" de una empresa, es decir, las personas de carne y hueso que son dueñas o controlan la compañía. La ley que lo creó (Corporate Transparency Act) busca evitar que se usen empresas "fantasma" para lavar dinero. El reporte se presenta ante FinCEN, una agencia del Departamento del Tesoro — no ante el IRS.

¿Qué información pide?

• Nombre legal de la empresa y su dirección
• Nombre, fecha de nacimiento y dirección de cada dueño con 25% o más de la empresa (o con control importante)
• Una copia de identificación vigente (pasaporte o licencia de conducir)

¿Mi LLC tiene que presentarlo?

Aquí está el punto importante: las reglas han cambiado varias veces. En 2025, el gobierno anunció que las empresas creadas en Estados Unidos por personas en Estados Unidos quedaron, en general, exentas del requisito, y la obligación se enfocó principalmente en empresas extranjeras registradas para operar en el país. Pero como este tema ha ido y venido en las cortes y en las agencias, la regla exacta puede volver a cambiar.

Por eso nuestra recomendación es simple: no presente nada por pánico, pero tampoco lo ignore. Verifique la regla vigente antes de decidir, o pregúntele a su contador.

Cuidado con las estafas

Han circulado cartas y correos falsos que cobran cientos de dólares por "presentar su BOI". Presentar el reporte ante FinCEN, cuando aplica, es gratis y se hace en línea. Nunca pague a alguien que lo contacta de la nada con amenazas de multas.

Una de las preguntas que más recibimos: "No tengo Seguro Social, ¿puedo declarar impuestos?" La respuesta es sí — y en muchos casos, le conviene hacerlo.

¿Qué es el SSN?

El Social Security Number es el número que reciben los ciudadanos, residentes permanentes y personas con permiso de trabajo. Sirve para trabajar legalmente, declarar impuestos y acceder a beneficios del Seguro Social.

¿Qué es el ITIN?

El Individual Taxpayer Identification Number es un número de 9 dígitos (siempre empieza con 9) que el IRS otorga a personas que deben declarar impuestos pero no califican para un SSN. Puntos importantes:

• Sirve solo para impuestos — no da permiso de trabajo ni estatus migratorio
• El IRS no comparte esta información con inmigración para fines de deportación, según sus propias reglas de confidencialidad
• Se solicita con el Form W-7, junto con su declaración de impuestos y su pasaporte u otro documento de identidad
• Si no lo usa en una declaración durante 3 años seguidos, expira y hay que renovarlo

¿Por qué conviene declarar con ITIN?

• Historial: años de declaraciones demuestran presencia física y buena conducta fiscal, algo que puede ayudar en futuros procesos migratorios
• Créditos: puede calificar para ciertos créditos, como el Child Tax Credit si sus hijos tienen SSN válido
• Préstamos: algunos bancos aceptan ITIN para abrir cuentas y hasta para hipotecas
• Es la ley: si genera ingresos en EE.UU., tiene obligación de declararlos, sin importar su estatus

Un error común

Nunca use un SSN inventado o prestado para trabajar o declarar. Eso sí genera problemas legales serios. El ITIN existe precisamente para que usted pueda cumplir con el IRS de manera correcta.

"Le pago como 1099 y me ahorro los impuestos de nómina." Si usted ha pensado esto, cuidado: clasificar mal a un trabajador es uno de los errores más costosos que puede cometer un pequeño negocio. El IRS puede cobrarle los impuestos no retenidos, más intereses y multas — y de forma retroactiva.

La diferencia, en palabras simples

No depende de lo que diga el contrato ni de lo que ambos "acuerden". Depende de quién controla el trabajo. El IRS mira tres áreas:

• Control del comportamiento: ¿Usted decide cómo, cuándo y dónde se hace el trabajo? ¿Da entrenamiento y supervisa? Eso apunta a empleado.
• Control financiero: ¿El trabajador usa sus propias herramientas, tiene otros clientes, puede ganar o perder dinero? Eso apunta a contratista.
• Tipo de relación: ¿Es un trabajo permanente y central para su negocio, con horario fijo? Eso apunta a empleado. ¿Es un proyecto puntual? Contratista.

Ejemplos prácticos

• La persona que atiende su tienda todos los días, con horario que usted fija → empleado (W-2)
• El plomero que viene a reparar una tubería y le cobra por el trabajo → contratista (1099)
• La estilista que renta una silla en su salón, pone sus precios y tiene sus clientas → generalmente contratista

¿Qué cambia en la práctica?

Con un empleado, usted retiene impuestos, paga su parte de Seguro Social y Medicare (7.65%), paga seguro de desempleo y emite un W-2. Con un contratista, solo le paga el monto acordado y emite un 1099-NEC si le pagó $600 o más en el año — él se encarga de sus propios impuestos.

¿Tiene dudas con un caso específico? Existe el Form SS-8, con el que el propio IRS determina la clasificación. Pero antes de llegar ahí, una consulta con su contador suele resolverlo más rápido.

Cada deducción legítima que usted no reclama es dinero que le regala al IRS. Estas cinco son las que más vemos olvidadas cuando revisamos declaraciones de años anteriores:

1. Oficina en casa (home office)

Si usa una parte de su casa de forma regular y exclusiva para el negocio, puede deducirla. El método simplificado permite $5 por pie cuadrado, hasta 300 pies cuadrados (máximo $1,500 al año). El método regular deduce el porcentaje correspondiente de renta, luz, internet y seguro. El requisito clave: ese espacio debe ser solo para trabajar — la mesa del comedor no cuenta.

2. Millaje del vehículo

Cada milla que maneja por negocio (visitar clientes, comprar materiales, ir al banco) es deducible a la tarifa estándar del IRS, que ronda los 70 centavos por milla. En un año, 10,000 millas de negocio pueden significar una deducción de unos $7,000. El secreto: llevar registro. Una app de millaje en el teléfono lo hace automático.

3. Teléfono e internet

Si usa su celular personal para el negocio, puede deducir el porcentaje de uso comercial. ¿Usa el teléfono 60% para trabajo? Deduzca el 60% de la factura. Lo mismo aplica al internet de casa si trabaja desde allí.

4. Comidas de negocio

Las comidas con clientes, proveedores o empleados donde se habla de negocios son deducibles al 50%. Guarde el recibo y anote con quién comió y de qué se habló — con eso basta para sustentarla.

5. Educación y suscripciones

Cursos, certificaciones, libros, software y suscripciones relacionadas con su actividad son deducibles. Ese curso de marketing digital o la suscripción a su programa de diseño cuentan.

La regla de oro

Toda deducción debe ser ordinaria y necesaria para su negocio, y debe poder demostrarla con recibos o registros. Una contabilidad al día durante el año hace que reclamar todo esto sea fácil en abril.

Cada año el IRS ajusta docenas de montos por inflación. La mayoría de las noticias sobre esto están escritas para contadores — aquí le resumimos lo que de verdad le afecta a usted como dueño de un pequeño negocio.

Deducción estándar más alta

La deducción estándar — el monto que todos pueden restar de sus ingresos sin necesidad de recibos — sube cada año con la inflación. Para la mayoría de nuestros clientes, esto significa pagar un poco menos de impuestos sin hacer nada. Si sus deducciones detalladas (intereses de hipoteca, donaciones, etc.) no superan la estándar, use la estándar y listo.

Tarifa de millaje actualizada

La tarifa estándar por milla de negocio también se ajusta anualmente y ha venido subiendo — ya ronda los 70 centavos por milla. Si usa su vehículo para el negocio, este es el momento de empezar a registrar millas si no lo hace.

Umbrales de los brackets de impuestos

Los rangos de ingreso de cada tasa de impuesto se amplían con la inflación. En la práctica: si sus ingresos subieron más o menos al ritmo de la inflación, no debería "saltar" a una tasa más alta.

Límites de retiro más generosos

Los límites de aportación a planes de retiro (401(k), SEP IRA, IRA tradicional) también suben. Para un dueño de negocio, un SEP IRA sigue siendo una de las formas más simples de reducir impuestos y ahorrar al mismo tiempo: puede aportar hasta el 25% de su compensación, con un tope que ya supera los $70,000.

Reportes de pagos digitales (1099-K)

Si cobra por Zelle, PayPal, Venmo o tarjeta, ojo: las plataformas reportan pagos de bienes y servicios al IRS mediante el formulario 1099-K, y los umbrales de reporte han cambiado varias veces en los últimos años. La regla práctica no cambia: todo ingreso del negocio se declara, llegue o no un formulario.

¿Qué hacer con todo esto?

Nada dramático: mantener la contabilidad al día y revisar su estrategia una vez al año con su contador. Los ajustes anuales del IRS casi siempre son oportunidades — si alguien se las explica a tiempo.

Si su negocio tiene empleados, hay una fecha este mes que no puede dejar pasar: el 31 de julio de 2026 vence el plazo para presentar el Formulario 941 correspondiente al segundo trimestre del año (abril, mayo y junio).

¿Qué es el Formulario 941?

Es el reporte trimestral de nómina que todo empleador presenta al IRS. En él se informa cuánto pagó a sus empleados, cuánto les retuvo de impuesto federal sobre el ingreso, y las contribuciones de Seguro Social y Medicare — tanto la parte del empleado como la suya como empleador.

¿Quién debe presentarlo?

• Todo negocio con al menos un empleado en nómina (W-2), sin importar el tamaño.
• Aplica también si su empleado es familiar o trabaja medio tiempo.
• Si solo trabaja con contratistas independientes (1099), no presenta el 941 — pero cuidado: clasificar mal a un empleado como contratista es un error costoso.

¿Qué pasa si no lo presenta a tiempo?

El IRS cobra una multa por presentar tarde que crece cada mes de retraso, más intereses. Y si además no depositó los impuestos retenidos, hay una penalidad adicional por depósito tardío. Es dinero que se va directo de su bolsillo por algo totalmente evitable.

Un detalle que muchos no saben

Presentar el formulario y depositar los impuestos son dos obligaciones distintas. La mayoría de los negocios pequeños deben depositar los impuestos de nómina mensualmente — el 941 solo resume lo que ya debió haberse depositado. Si ha estado reteniendo impuestos a sus empleados sin depositarlos, es importante ponerse al día cuanto antes.

Recomendación práctica

No espere al 31 de julio. Presente electrónicamente con anticipación y, si envía algo por correo cerca de la fecha límite, hágalo en la ventanilla del correo con comprobante de envío fechado — el IRS mismo lo recomienda. Y si este trimestre tuvo cambios en su equipo (contrataciones, salidas, bonos), revise que todo esté reflejado correctamente antes de enviar.

El 8 de julio de 2026, el IRS anunció un nuevo programa que perdona ciertas multas de manera automática a los contribuyentes con buen historial de cumplimiento. Se llama Alivio Automático de Multas (Automatic Exemption from Penalty, o AEP por sus siglas en inglés), y es una excelente noticia para los pequeños negocios que siempre han tratado de declarar y pagar a tiempo.

¿Qué multas cubre?

• Por no presentar la declaración a tiempo (failure to file)
• Por no pagar a tiempo lo que debía (failure to pay)
• Por no depositar a tiempo los impuestos de nómina (failure to deposit) — esta es clave si su negocio tiene empleados y presenta el Formulario 941

¿Quién califica?

Debe tener un historial de haber presentado y pagado a tiempo durante los tres años anteriores. Si presenta declaraciones trimestrales, como el 941 de nómina, la regla equivalente son los últimos 12 trimestres consecutivos sin atrasos.

¿Tengo que solicitarlo?

No. A diferencia de otros programas de alivio, como el "First Time Abate" que este nuevo proceso viene a reemplazar, el AEP se aplica de forma automática. Si usted califica, el IRS no le cobra la multa durante el procesamiento de su declaración y le envía una notificación confirmando el alivio. No hay formulario que llenar ni llamada que hacer.

¿Desde cuándo aplica?

El programa comienza a implementarse este verano de 2026 y cubre las declaraciones originales a partir del año fiscal 2025, además de las declaraciones trimestrales de 2026 en adelante. El "First Time Abate" tradicional se irá retirando poco a poco, y a partir del 1 de enero de 2027 el AEP será el único programa de este tipo disponible.

¿Y si no califico?

Si tuvo algún atraso en los últimos tres años, es posible que no reciba el alivio automático. Aun así, puede solicitar una reducción de multa por causa razonable — por ejemplo, una enfermedad grave, un desastre natural u otra circunstancia fuera de su control que le haya impedido cumplir a tiempo. El IRS revisa cada caso por separado.

Nuestro consejo

Aunque este programa funciona solo, la mejor protección contra las multas sigue siendo la de siempre: presentar y pagar a tiempo cada año. Si recibe una notificación de multa y no está segura de si le aplica este nuevo alivio, no dude en escribirnos — revisamos su caso y, si corresponde, la ayudamos a solicitar la reducción correcta.

Durante julio de 2026, el IRS lanzó una alerta dirigida a los pequeños negocios y a los contadores que los atienden, advirtiendo sobre dos estafas que están circulando con fuerza esta temporada. Conocerlas a tiempo es la mejor forma de protegerse.

Correos que se hacen pasar por "un nuevo cliente"

Los estafadores están enviando correos que parecen solicitudes normales de un cliente nuevo o de alguien pidiendo que se revise un documento. El objetivo es que usted abra un archivo adjunto o haga clic en un enlace que instala software malicioso o roba sus contraseñas. En algunos casos, los delincuentes ya lograron entrar a la cuenta de correo de un contador real y usan conversaciones anteriores para que el mensaje parezca legítimo.

Señales de alerta a las que debe prestar atención:

• El correo llega de una dirección desconocida o ligeramente distinta a la habitual
• Le piden "revisar" un documento adjunto de forma urgente
• Solicitan información sensible — números de Seguro Social, EIN, cuentas bancarias — por correo electrónico
• El mensaje presiona con amenazas o plazos inmediatos

El falso "crédito por trabajo independiente"

La segunda estafa circula sobre todo en redes sociales: anuncios que prometen un crédito de impuestos por "trabajo independiente" con reembolsos de miles de dólares, casi sin requisitos. Muchos dueños de negocio no califican para este crédito, y presentar una declaración basada en información falsa puede llevar a auditorías, retrasos en el reembolso y la obligación de devolver el dinero más multas e intereses.

Cómo proteger su negocio

• No abra archivos adjuntos ni haga clic en enlaces de correos inesperados, aunque parezcan venir de alguien conocido
• Si un correo de su contador le pide información inusual, confírmelo por teléfono antes de responder
• Use un antivirus actualizado y active la verificación en dos pasos en su correo y su banca en línea
• Desconfíe de anuncios en redes sociales que prometen créditos o reembolsos "garantizados"
• Mantenga su número EIN tan confidencial como su Seguro Social
• Si sospecha de un fraude, repórtelo en IRS.gov/SubmitATip

Nuestro consejo

Ningún crédito fiscal real se aprueba solo por llenar un formulario que vio en redes sociales, y su contador nunca le pedirá contraseñas o números de cuenta por correo. Ante la duda, no responda ni haga clic — llámenos primero y verificamos juntos si el mensaje o el crédito es legítimo.

Cuando usted trabaja por su cuenta o es dueño de un negocio, nadie le descuenta impuestos de su pago como le pasa a un empleado. Esa responsabilidad es suya — y el IRS espera que la cumpla cuatro veces al año, no una sola vez en abril.

El próximo vencimiento es el 15 de septiembre de 2026, y corresponde a lo que ganó entre junio y agosto.

¿Quién debe hacer estos pagos?

La regla general del IRS es sencilla: si espera deber $1,000 o más en impuestos al final del año, debe pagar por trimestres. Esto aplica a:

• Trabajadores independientes y contratistas que reciben 1099
• Dueños de LLC de un solo miembro
• Socios de una sociedad (partnership)
• Accionistas de una S-Corp que reciben distribuciones
• Cualquier persona con ingresos de los que no se retiene impuesto

¿Cuánto tengo que pagar?

Aquí está la parte que le ahorra dolores de cabeza. Existe una regla llamada "puerto seguro" (safe harbor) que lo protege de multas aunque su cálculo no sea exacto. Puede escoger entre dos caminos:

• Camino 1 — Basarse en el año pasado: pague el 100% del impuesto total que le salió en su declaración del año anterior, dividido entre cuatro. Si su ingreso ajustado del año pasado superó los $150,000, el porcentaje sube a 110%.
• Camino 2 — Basarse en este año: pague el 90% de lo que proyecta deber este año, dividido entre cuatro.

El primer camino es el más seguro para la mayoría, porque se basa en un número que ya conoce con certeza. Si cumple con él, el IRS no le cobra multa por pago insuficiente — aunque al final del año resulte que ganó mucho más.

No olvide el impuesto de trabajo independiente

Un error muy común: calcular solo el impuesto sobre el ingreso y olvidar el self-employment tax, que cubre Seguro Social y Medicare. Ese impuesto es del 15.3% sobre su ganancia neta, y también se paga en estos abonos trimestrales. Si no lo incluye en su cálculo, quedará corto.

¿Qué pasa si no pago?

El IRS cobra una multa por pago insuficiente más intereses que se acumulan hasta que se ponga al día. No es una multa enorme, pero es dinero que se va sin necesidad. Y peor aún: llegar a abril debiendo una cantidad grande de golpe descuadra el flujo de efectivo de cualquier negocio pequeño.

Nuestra recomendación

Aparte un porcentaje fijo de cada pago que recibe — muchos de nuestros clientes guardan entre 25% y 30% en una cuenta separada — y así el 15 de septiembre no le tomará por sorpresa. Si no está seguro de cuánto le corresponde pagar, no adivine: con su declaración del año pasado en la mano, el cálculo se hace en minutos.

El 5 de agosto el IRS y el Departamento del Tesoro publicaron el Notice 2026-28, la guía oficial sobre el crédito para empleadores que pagan licencia familiar y médica (en inglés, paid family and medical leave o PFML). La noticia importante es que este crédito, que antes se renovaba cada cierto tiempo, quedó permanente dentro de la ley conocida como Working Families Tax Cuts.

Traducido a lo práctico: si usted le sigue pagando el sueldo a un empleado mientras está de licencia, una parte de ese dinero puede regresarle en forma de crédito de impuestos.

¿Qué es un crédito y por qué importa tanto?

Aquí conviene detenerse, porque mucha gente confunde los dos términos. Una deducción reduce el ingreso sobre el que usted paga impuestos. Un crédito resta directamente del impuesto que debe. Un crédito de $1,000 le ahorra $1,000 completos. Por eso vale la pena revisar si califica.

¿De qué tipo de licencia estamos hablando?

No es cualquier día libre. El crédito aplica a situaciones específicas, entre ellas:

• El nacimiento de un hijo, o la llegada de un hijo por adopción o acogida
• Cuidar a un familiar cercano con una condición de salud seria
• Una condición de salud seria del propio empleado que le impide trabajar
• Ciertas situaciones relacionadas con el servicio militar activo de un familiar

Las vacaciones, los días personales y los días por enfermedad común no cuentan para este crédito.

¿Qué necesita tener su negocio para calificar?

Este es el punto donde la mayoría de los negocios pequeños se queda fuera, y casi siempre por un detalle administrativo, no por el tamaño de la empresa:

• Una política por escrito. El IRS exige un documento formal que establezca la licencia pagada. Un acuerdo de palabra con su empleado no sirve, por más real que sea.
• Un mínimo de pago. La política debe pagar al menos el 50% del salario normal del empleado durante la licencia.
• Duración mínima. Debe ofrecer al menos dos semanas de licencia pagada al año a los empleados de tiempo completo (proporcional para los de medio tiempo).
• Empleados que califican. Generalmente son quienes llevan al menos un año trabajando con usted y no superan cierto nivel de ingreso.

¿De cuánto estamos hablando?

El crédito va del 12.5% al 25% de lo que usted pagó durante la licencia. El porcentaje sube mientras más generosa sea su política: si paga el 50% del salario, recibe el 12.5%; si paga el 100%, llega al 25%. Es decir, el IRS premia al empleador que paga más.

Un detalle que se le escapa a muchos

No puede contar el mismo dinero dos veces. El sueldo que use para calcular este crédito no puede deducirlo también como gasto de nómina, y tampoco puede usarlo para otros créditos de empleo. Es uno u otro. Por eso el cálculo conviene hacerlo con números en mano, para ver cuál de las dos vías le conviene más.

¿Y si mi negocio es pequeño?

No hay un mínimo de empleados. Un negocio con dos o tres personas puede reclamarlo igual que uno con cincuenta, siempre que tenga la política por escrito y cumpla las condiciones. La barrera casi nunca es el tamaño — es el papeleo.

Nuestra recomendación

Si usted tiene empleados y alguna vez le ha seguido pagando a alguien durante una ausencia larga, vale la pena revisar dos cosas: si esa situación calificaba, y si tiene la política por escrito para los casos que vengan. Redactar ese documento toma poco tiempo y puede significar dinero de vuelta el próximo año. Si no lo tiene todavía, este es el momento de armarlo — el crédito ya es permanente, así que el esfuerzo sirve para todos los años que vienen.

El 6 de agosto el IRS actualizó sus preguntas frecuentes sobre la deducción de horas extras, y de ahí salió un detalle que muchos dueños de negocio todavía no saben: desde el año fiscal 2026, el pago de horas extras hay que reportarlo por separado en el W-2. No es opcional, y si no se hace, el empleado no puede reclamar la deducción.

Si usted tiene una cuadrilla de construcción, un equipo de limpieza o personal de landscaping, esto le toca directamente.

Primero, ¿qué es la deducción de horas extras?

Es un beneficio para el empleado, no para el empleador. Le permite descontar de su ingreso gravable una parte de lo que ganó por overtime, lo que le baja el impuesto federal que paga al declarar.

Los límites son: hasta $12,500 al año, o $25,000 si la persona declara casada en conjunto. El beneficio empieza a reducirse cuando el ingreso ajustado pasa de $150,000 (o $300,000 en conjunto), y se pierde $100 por cada $1,000 que se pase de ese umbral. Además, no hace falta detallar deducciones — se puede reclamar aunque la persona use la deducción estándar.

El error más común: no es todo el pago de overtime

Aquí es donde casi todo el mundo se equivoca. La deducción solo cubre la parte extra, no el pago completo de las horas extras.

Un ejemplo con números. Un empleado gana $20 la hora y trabaja 10 horas extras. Por ley federal esas horas se pagan a tiempo y medio, o sea $30 la hora:

• Total pagado por esas 10 horas: $300
• Lo que habría ganado a tarifa normal: $200
• La parte que califica para la deducción: $100 — solo esos $10 de más por hora

Ese número de $100 es el que va reportado, no los $300.

Su obligación como empleador: la casilla 12, código TT

Desde el año fiscal 2026 usted debe reportar el monto de horas extras calificadas en la casilla 12 del Formulario W-2, con el código TT. En 2025 esto no era obligatorio; ahora sí lo es.

Dos aclaraciones importantes:

• Reporte el monto completo que calificó, aunque sepa que su empleado no va a poder deducirlo todo por los límites o por su nivel de ingreso. Ese cálculo le toca al empleado al declarar, no a usted.
• Si se equivoca, hay que corregir. Si reporta de menos, el empleado no puede reclamar la diferencia hasta que usted le emita un W-2c corregido. Es un trámite evitable que molesta a cualquiera.

Ojo: esto no cambia lo que usted retiene

Este es el punto que más confusión genera. Que exista la deducción no significa que el overtime esté exento de impuestos. El IRS fue claro: ese pago sigue siendo salario normal para todo efecto. Usted debe seguir reteniendo el impuesto federal sobre la renta, seguir pagando Seguro Social y Medicare, y seguir pagando el impuesto federal de desempleo.

Dicho de otra forma: el alivio le llega al empleado cuando declara, no en el cheque de cada semana. Si un empleado quiere ver más dinero en su cheque desde ya, lo que puede hacer es entregarle un Formulario W-4 actualizado para ajustar su retención — pero usted no puede reducirla por su cuenta.

¿Y si trabajo por mi cuenta o pago con 1099?

Esta deducción está diseñada para empleados con W-2 y para las horas extras que exige la ley federal de trabajo. Un contratista independiente que factura por hora no tiene "horas extras" en ese sentido legal, así que no aplica. Y si usted es dueño y trabaja en su propio negocio, tampoco — usted no se paga overtime a sí mismo.

Nuestra recomendación

No espere a enero para descubrir que su sistema de nómina no estaba separando este monto. Revise ahora mismo dos cosas: que su software esté registrando aparte la porción extra de cada hora de overtime, y que las horas trabajadas estén bien documentadas semana por semana. Con eso resuelto, el W-2 de enero sale solo.

Si lleva la nómina a mano o en una hoja de cálculo, este es buen momento para ordenarlo. Un W-2 mal hecho significa correcciones, empleados molestos y tiempo perdido justo en la temporada más ocupada del año.

Cualquiera que haya intentado llamar al IRS sabe cómo termina: cuarenta minutos en espera, música de ascensor y a veces la llamada se corta sola. Por eso vale la pena saber que el IRS acaba de ampliar su Business Tax Account — la cuenta en línea para negocios — y hoy resuelve por internet varias cosas que antes solo se conseguían por teléfono o por correo.

Es gratis, y la mayoría de los dueños de negocio ni sabe que existe.

¿Qué se puede hacer ahí?

• Ver cuánto debe. El saldo pendiente de su negocio, al día, sin adivinar.
• Pagar directo desde su cuenta bancaria, y también programar pagos hasta un año por adelantado. Muy útil para los pagos estimados trimestrales.
• Guardar varias cuentas bancarias en una especie de billetera, para no escribir los números cada vez.
• Bajar transcripciones de sus impuestos. Esto es oro cuando un banco o una compañía de leasing le pide comprobantes y los necesita para ayer.
• Leer los avisos del IRS en formato digital. Esta parte se acaba de ampliar, y significa que si una carta se le perdió en el correo, igual puede verla.
• Pedir una verificación de cumplimiento (compliance check), que a veces exigen para contratos o licencias.
• Dar acceso a un empleado suyo, sin entregarle sus claves personales.

¿Quién puede abrirla hoy?

• Dueños únicos (sole proprietors) que tienen EIN
• Sociedades / partnerships que presentan el Formulario 1065
• S-Corporations (Formulario 1120-S) y C-Corporations (Formulario 1120)
• LLC de un solo miembro que declara como S-Corp o como partnership
• Socios y accionistas a título individual, si ya tienen un Schedule K-1 registrado
• Organizaciones exentas y entidades de gobierno

El detalle importante: quién todavía NO puede

Aquí hay que ser honestos, porque afecta a muchísimos de nuestros clientes. La cuenta todavía no está disponible para las LLC que declaran como dueño único con Schedule C (ni para las LLC de varios miembros en esa misma situación).

Si usted abrió su LLC y no eligió tributar como S-Corp, es muy probable que esté justo en ese grupo. El IRS dice que va a ir agregando más tipos de entidades, pero por ahora le va a aparecer que no califica — y no es un error suyo.

Cómo entrar

La cuenta está en el sitio del IRS y el sitio tiene versión en español. Para registrarse hay que pasar una verificación de identidad con un proveedor externo, o sea que le van a pedir una identificación con foto y, en algunos casos, una selfie o una videollamada corta para confirmar que usted es usted.

Tenga a mano su número de Seguro Social o ITIN, el EIN del negocio y su identificación. El registro toma entre 15 y 30 minutos la primera vez; después entra normal.

Por qué le conviene tenerla

Más allá de la comodidad, hay una razón práctica: enterarse a tiempo. La mayoría de los problemas serios con el IRS empiezan con un aviso que nadie leyó — porque llegó a una dirección vieja, porque se perdió, o porque quedó en un montón de correo. Cuando el negocio se da cuenta, ya hay intereses y multas encima.

Con la cuenta en línea usted puede revisar en dos minutos si hay algo pendiente, en lugar de esperar a que llegue un sobre.

Nuestra recomendación

Si su negocio califica, ábrala esta semana — no espera nada a cambio y le ahorra llamadas. Y si no califica todavía porque su LLC declara con Schedule C, vale la pena que conversemos: dependiendo de sus números, cambiar la forma en que su LLC tributa puede convenirle por razones de impuestos, y de paso le abre esta herramienta.

Y ojo con algo: nadie del IRS le va a llamar ni escribir para pedirle que abra esta cuenta, ni para pedirle sus claves. Si recibe un mensaje así, es una estafa. El único lugar donde se registra es el sitio oficial del IRS.